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Buenas Prácticas: 10 años compartiendo experiencias

2013/05/23

El Proceso de Buenas Prácticas Corporativas, implantado desde el año 2002, ha posibilitado la creación de una Base de Datos de más de 100 experiencias exitosas que están a disposición de los más de 2.000 usuarios y usuarias de la extranet de MONDRAGON.

Desde la primera edición del Modelo de Gestión Corporativo, entre los años 1996 y 2001 desarrollamos un buen número de herramientas que aportaban metodologías de aplicación de aspectos concretos incluidos en el Modelo.

En el año 2002, decidimos sustituir las herramientas metodológicas por experiencias de aplicación reales e innovadoras, cuya puesta en práctica haya mostrado resultados positivos y que pudieran servir de ilustración a otras empresas que desearan aplicarlas. Para ello, establecimos el Proceso de Buenas Prácticas Corporativas, con el objetivo de transferir conocimiento entre las empresas de la Corporación, propiciar el benchmarking interno y permitir una actualización permanente del Modelo de Gestión Corporativo.

El presente artículo pretende hacer un balance del camino recorrido en estos 10 años y potenciar una utilización mayor del proceso establecido.

 

El Proceso

Toda iniciativa o proyecto susceptible de convertirse en Buena Práctica, pasa por un proceso donde se analiza en profundidad y se evalúa el grado de interés de validarla como Buena Práctica (BP). Como se puede apreciar en la Proceso de Buenas Prácticas Corporativas, una vez identificada la posible BP, va pasando por diferentes estadios: Posible, Propuesta, Seleccionada y Validada. Para la gestión del proceso y adoptar las decisiones correspondientes al paso de una a otra fase, contamos con Comités de Trabajo específicos por materias, cuyos miembros participan activamente en la selección de las temáticas y en las visitas de validación.

Proceso-BP

Tras la identificación inicial en la fase de Posible, se procede a solicitar una descripción más detallada de la experiencia a la empresa, para pasarla a la fase de Propuesta y proponerla al Comité de Trabajo correspondiente. Si éste selecciona la Buena Práctica (Seleccionada), se asigna un validador cualificado que fija la visita de validación, con el fin de evaluar la experiencia en cada uno de los siguientes aspectos:

  • Aplicación real
  • Resultados positivos
  • Trasladable a otras organizaciones
  • Coherencia con el Modelo de Gestión Corporativo de MONDRAGON.
  • Innovación / Solidez.

En el caso de que la iniciativa cumpla con los criterios establecidos se valida como Buena Práctica Corporativa, pasando a la fase de Validada. Tras comunicárselo a la empresa, se procede a la divulgación de la misma, tanto a través de la Base de Datos de la extranet de MONDRAGON como de los Boletines que se publican periódicamente, y/o presentando la experiencia en las Jornadas de Puertas Abiertas que se organizan durante el año.

Por último, hay que destacar también que anualmente revisamos y medimos la eficacia del proceso, al objeto de mantener actualizada la Base de Datos y de mejorarlo continuamente. Cada año se ha realizado una revisión, contactando con los usuarios suscritos de la aplicación y con todos los responsables de la Buenas Prácticas validadas. Esta revisión anual ha dado lugar a introducir numerosas mejoras de las que destacamos las siguientes:

  • 2002: Lanzamiento del proceso.
  • 2003: Informatización de la Base de Datos.
  • 2004: Jornadas de Puertas Abiertas.
  • 2005: Contrastes con responsables para mantener actualizada la Base de Datos.
  • 2006: Coordinación con los sistemas de BPs de otras empresas de MONDRAGON.
  • 2007: Sistema de reconocimiento y creación de Boletines Monográficos.
  • 2008: Lanzamiento de Ikasgunes (Comunidades de Aprendizaje).
  • 2009: Informatización de la Medición a usuarios.
  • 2010: Interacción Web 2.0.
  • 2011: Seguimiento personalizado a responsables.
  • 2012: Divulgación de cada BP validada a colectivos específicos.
  • 2013: Servicio de Orientación en la Implantación.

 

Aplicación informática

Actualmente, se dispone de una Base de Datos informatizada que contiene 110 Buenas Prácticas vigentes, a la que tienen acceso las más de 2.000 personas usuarias de la extranet de MONDRAGON. Toda persona que esté dada de alta como usuaria de la extranet tiene la opción de acceder a esta Base de Datos desde el portal de la extranet, posibilitando la consulta de todas las Buenas Prácticas Corporativas que se han validado hasta el momento. Adicionalmente, existe la opción de suscribirse para recibir notificaciones de las publicaciones de Boletines y/o sobre las validaciones de Buenas Prácticas de las temáticas que más interesen.

En la aplicación se pueden realizar búsquedas de Buenas Prácticas por empresas o temáticas, consultar todos los Boletines publicados, y también ofrece la posibilidad de alimentar el proceso, proponiendo nuevas posibles Buenas Prácticas que posteriormente se analizan en los diferentes Comités de Trabajo.

 

Resultados obtenidos

Dentro de la revisión anual que hemos mencionado anteriormente, realizamos el seguimiento de una serie de indicadores que nos aportan datos concretos sobre la evolución y estado actual del proceso. Algunos de los resultados más relevantes obtenidos de este análisis serían los siguientes:

Actualmente se cuenta con 582 usuarios suscritos a la aplicación informática a finales de 2012, número que ha ido creciendo continuadamente en los últimos años.

BP

El grado de interés que muestran tanto los usuarios suscritos como los responsables de BPs es alto, ya que valoran la necesidad de contar con un proceso de Buenas Prácticas Corporativas por encima de los 8 puntos sobre una escala de 0 a 10. En cuanto a la satisfacción con el proceso, la valoración también es muy positiva, manteniéndose por encima de los 7 puntos sobre 10 a lo largo de los últimos años, lo que indica que se estamos trabajando en la dirección adecuada.

Un dato fundamental a considerar es la aplicación real de las Buenas Prácticas validadas en otras empresas de la Corporación, pues éste es el objetivo último del proceso. El nivel de replicación conseguido es elevado, ya que en la última medición el 9,6% de los usuarios afirmaba que ha aplicado alguna Buena Práctica en su cooperativa.

 

Conclusiones

Podemos afirmar que contamos con un Proceso de Buenas Prácticas robusto, consolidado y mejorado en los últimos 10 años, y hacemos una valoración global positiva del mismo, respaldada por los resultados obtenidos en los indicadores establecidos.

Sin embargo, y a pesar de todo el esfuerzo que supone la gestión del proceso, nuestra percepción es que aún nos encontramos lejos de aprovechar el potencial que disponemos. Hemos conseguido construir un repositorio de conocimiento de gran valor para todas las cooperativas que conformamos MONDRAGON, pero tenemos que utilizarlo en mayor medida del que lo hemos estado haciendo hasta ahora.

Por ello, si ya eres usuario aplicación de Buenas Prácticas, quiero incitarte a utilizarlo más activamente, accediendo a la Base de Datos en sus diversas formas de búsqueda, contactando directamente con las personas responsables de cada experiencia y, si lo ves necesario, asesorándote a través del Servicio de Orientación que ofrecemos desde el Centro Corporativo.

Si aún no eres usuario, te invito a acceder a través de la extranet corporativa y registrarte en la aplicación de Buenas Prácticas Corporativas. Una vez dentro de la aplicación, podrás navegar e indagar en la misma, encontrando Buenas Prácticas de diverso tipo y pudiendo realizar búsquedas por temáticas que más te interesen.

 

Enlaces de acceso

Aplicación de Buenas Prácticas Corporativas

http://extranet.mondragoncorporation.com/bp/


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